Organizacja spotkania blogerskiego bez dupochronu to ryzykowna gra

Organizacja spotkania blogerskiego bez dupochronu to ryzykowna gra Image

Organizacja spotkania blogerskiego bez dupochronu to ryzykowna gra

Ten rok obfi­tował o orga­ni­zowane przeze mnie przeło­mowe imprezy. Najpierw kwiet­niowa komu­nia syna – moja pier­wsza, potem wrześniowe spotkanie Blog Mat­ters – moje pier­wsze orga­ni­zowane aż dwa dni. Wszys­tko co pier­wsze zawsze ma pewne wady i potknię­cia. Co nauczyła mnie orga­ni­za­c­ja spotka­nia bloger­skiego?

Zacznij organizację szybko

Ter­miny rez­erwacji sali na Blog Mat­ters zak­lepane były zaraz po spotka­niu z 2016 roku. Zad­owoleni ze współpra­cy z Uni­tral SPA&Wellness nie szukaliśmy innej miejsców­ki i zostal­iśmy przy wyna­jmie sali w tym samy miejs­cu. Z doświad­czeń orga­ni­za­torów innych spotkań bloger­s­kich wiem, że nawet rok przed cza­sem to już bywa za późno i miejs­ca są zak­lepane, warto więc zad­bać o rez­erwację w miarę szy­bko.

ale nie za szybko

W przy­pad­ku poszuki­wa­nia spon­sorów spotka­nia nie bard­zo nadal wiem jak mam roze­grać sprawę. Pytani w okoli­cach grud­nia-sty­cz­nia więk­szość twierdz­iła, że to za wcześnie. Pytani w lipcu twierdzili, że za późno albo że się rozmyślili. Ostate­cznie wszys­tko udało się dopiąć na ostat­ni guzik, choć zdarzyła się współpra­ca, która nie doszła do skutku z powodu zbyt późnej dostawy upominków dla blogerów. Ostate­cznie mogliśmy zapro­ponować uczest­nikom naprawdę sporo:

Dla nas , jako orga­ni­za­torów ważne były też patronaty Miel­na oraz Prezy­den­ta Kosza­li­na. Chce­my, by było głośno o naszym region­ie nie tylko latem.

Spraw by było o spotkaniu głośno

Kole­jnym prob­le­mem było odpowied­nie rozreklam­owanie spotka­nia. O ile part­nerzy medi­al­ni czyli Hap­py Kosza­lin, Mądrzy Rodz­ice, Brand Sab­bath i Pol­skie Radio Kosza­lin, a także part­nerzy jak Reach a Blobger poma­gali, jed­nak obec­nie głównym medi­um przekazu infor­ma­cji nie jest prasa, radio czy nawet telewiz­ja, a inter­net. Zad­bal­iśmy o infor­ma­cję w gru­pach bloger­s­kich, jed­nak przesyt postów pojaw­ia­ją­cych się na wal­lach częs­to jest na tyle duży, że infor­ma­c­ja ta albo ginęła w zalewie innych albo wcale się nie pojaw­iała, co powodował algo­rytm Face­booka.

Zadbaj o podstawowe potrzeby

Blogerzy to tez ludzie i jak wszyscy oni także potrze­bu­ją pokar­mu dla ciała, a nie tylko duszy czy zmysłów. Z racji tego, że spotkanie było dwud­niowe, postanow­iliśmy zor­ga­ni­zować śni­adanie dla uczest­ników. Dzię­ki wspani­ałym pro­duk­tom od firmy Dega mogliśmy popróbować znanego w region­ie paprykarza szczecińskiego, past z ciecierzy­cy czy najnowszych smakowych odsłon hum­musu. Pod­czas całego poby­tu była także możli­wość sko­rzys­ta­nia z kawy, herbaty, wody, słod­kich czy też diete­ty­cznych przekąsek.

Wielce nieoce­nioną potrze­ba jest par­cie na szkło. Nawet na szkło smart­fona. Dlat­ego dzię­ki wspar­ciu spon­so­ra głównego MPS Plas­tic Pack­ag­ing & Pri­vate Label Cos­met­ics Man­u­fac­tur­er  każdy z uczest­ników mógł robić na spotka­niu to co lubi najbardziej – zdję­cia na ściance.

Zrób coś innego niż wszyscy

Wraz z Mileną z Cytry­ni­a­ki, która była współor­ga­ni­za­torką Blog Mat­ters, doszłyśmy do wniosku, że chce­my dać uczest­nikom coś więcej niż tylko suchą wiedzę czy worek gadżetów. Blog Mat­ters miało stać się marką, która będzie się kojarzyć nie tylko z kawą, dara­mi losu i ploteczka­mi, ale też potężną dawką wiedzy. Postaw­iliśmy na nią wszys­tkie kar­ty i wygral­iśmy. Prelekc­je zapier­ały dech w pier­si­ach, warsz­taty naprawdę pokazy­wały niuanse blo­gowa­nia. Swym doświad­cze­niem podzieliły się z uczest­nika­mi takie osobowoś­ci jak Ola Gościni­ak, Ania Teodor­czyk, Krzysia Bezu­bik, Aga­ta Ciesiel­s­ka, Ewa Popielarz, Aga­ta Ossows­ka czy Mag­dale­na Bek.

Nie tylko przekazy­wane doświad­cze­nie miało w te dwa dni spotka­nia uczyć. Oby­d­wie z Mileną wiemy, że nie ma nic bardziej posz­erza­jącego hory­zon­ty od dobrej książ­ki. Dlat­ego też już dru­gi raz zor­ga­ni­zowałyśmy wraz z chęt­ny­mi wydawnict­wa­mi i autora­mi akcję książkową „Weź mnie”. Pod­czas niej blogerzy wybrali sobie spośród przysłanych propozy­cji m.in. Wydawnict­wa Sapere Aude, Warsza­wskiej Firmy Wydawniczej, Ofi­cyn­ka, Platon24, Pub­li­cat, Lira i autorów jak Anna Sakow­icz, Hali­na Socha, Mag­dale­na Giedro­jć, Marcin Cieś­lik po kil­ka książek. Dodatkowo Vir­tu­a­lo i Ebook­point zaofer­owało rabaty na e-boo­ki.

Przygotuj sobie dupochron

Orga­ni­zowanie takiego spotka­nia na 50 osób zawsze wiąże się z jakim­iś prob­le­ma­mi. Najbardziej proza­icznym jest niesłowność i brak zau­fa­nia. Żeby ura­tować włas­ny tyłek przed ewen­tu­al­ny­mi negaty­wny­mi kon­sek­wenc­ja­mi najlepiej zdać się na radę kogoś, kto ma doświad­cze­nie. Po kon­tak­cie zarówno z fir­ma­mi przyzwycza­jony­mi do współpra­cy przy even­tach jak i osób, które takie even­ty orga­nizu­ją (jak Ilona, jed­na z orga­ni­za­torem BCP), wiedzieliśmy, że najważniejsze to się zabez­pieczyć. Takim swoistym dupochronem w przy­pad­ku spotkań jest przede wszys­tkim reg­u­lamin spotka­nia oraz umowy sporządzane ze spon­so­ra­mi (w naszym przy­pad­ku MPS Plas­tic Pack­ag­ing & Pri­vate Label Cos­met­ics Man­u­fac­tur­er, Koprinet czy Cen­trum Druk). Jeśli nie pod­pisu­je­cie umów, warto choć­by załatwiać sprawy mailowo, by w razie czego zwró­cić się np. do oso­by wyżej w hier­ar­chii firmy, jeśli nagle kon­takt się urwał.

Nie stresuj się

Jestem osobą, która niby się nie stre­su­je i robi za błaz­na pod­czas każdego kon­wen­tu, ale jed­nak w poniedzi­ałek po spotka­niu czułam się jak przebi­ta dęt­ka. Uszło ze mnie całe napię­cie związane z orga­ni­za­cją i nie mogłam skupić się na niczym kon­struk­ty­wnym, nawet odbiera­niu tele­fonów. Do ostat­niego dnia bowiem musi­ałyśmy się zma­gać z nagły­mi zmi­ana­mi np. har­mono­gra­mu. Choro­ba nie wybier­ała i dopadła nawet prele­gen­tkę, Klaudię Fotyniuk z Blo­go Mar­ki. Z drugiej jed­nak strony wiele osób nie wiedzi­ało nawet co planu­je­my, dlat­ego też nie dowiedzi­ało się, czego nie udało nam się oga­r­nąć. Nas to stre­sowało, ale prze­cież czemu, sko­ro nikt nie przewidy­wał takiego wyniku jaki chci­ałyśmy osiągnąć my.

Fot. Ola Piec

Autor | moniowiec Komentarze | 33 Data | 27 września 2017

kategorie i tagi

W kategorii: Poradniki

Otagowano:

  • Żane­ta Bom­ba

    Było super. Dzięku­je za świet­ną orga­ni­za­cję! :*

  • Strasznie żału­ję, że nie mogłam tam być ;/ Mam nadzieję, że w przyszłym roku spotkanie też się odbędzie i będę na nim obec­na! 🙂
    Poz­draw­iam, Julia

  • Nigdy nie orga­ni­zowałam… Cenne rady, na pewno jeśli nadaży się okaz­ja to sko­rzys­tam!;)

  • Super dzieci­acz­ki

    Gdy orga­ni­za­tor myśli o uczest­nikach, a nie tylko o reklamie dla siebie spotkanie powin­no się udać.

  • Mar­ta Korotko

    Bard­zo cenne rady. Kiedyś współor­ga­ni­zowałam spotkanie, wiem ile to robo­ty. Wyciągnęłam też bard­zo dużo wniosków i uwag na przyszłość, mam nadzieję, że przyjdzie mi zwery­fikować jeszcze tą wiedzę w prak­tyce 🙂

  • Orga­ni­zowałam spotka­nia blogerek już wielokrot­nie ale nigdy na taką skalę. Wszys­tko co napisałaś to praw­da. Zawsze ktoś da ciała, choro­ba nie wybiera lub ktoś lub coś nie dojedzie na czas. Nieste­ty zmi­any har­mono­gra­mu to stan­dard 🙂 Nie ma co się stre­sować, ja oso­biś­cie stre­su­ję się zawsze bardziej jako uczest­nicz­ka niż orga­ni­za­tor 🙂

    PS:
    “.. do­świad­cze­niem po­dzie­li­ły się z uczest­ni­ka­mi ta­kie oso­bo­wo­ści jak…” to kto się nim podzielił bo w tekś­cie zdanie urwało?:)

  • Bard­zo prawdzi­wy ten post, tym bardziej, że raz już się w sytu­acji takiego spotka­nia prze­jechałem 🙂

  • Alic­ja Kowal­s­ka

    Najbardziej podo­ba mi się punkt “nie stre­suj się” — łat­wo powiedzieć, gorzej wykon­ać 😉 Ale też zawsze sobie pow­tarzam w każdej kłopotli­wej sytu­acji “nie stre­suj się!” Ja wprawdzie spotkań blog­gerów nie orga­nizu­ję, ale wszelkie kon­fer­enc­je owszem, chęt­nie wezmę pod uwagę wszys­tkie wskazów­ki przy kole­jnym spotka­niu.

  • Ja mam mieszane uczu­cia do bloger­s­kich spotkań, pewnie dlat­ego, że zazwyczaj trafi­ałam na niewłaś­ci­we. To znaczy takie, gdzie orga­ni­za­tor­ki załatwiały masę darów losu, ale poza tym moż­na było wyp­ić kawę w gronie koleżanek po fachu. Ale były takie spotka­nia jak Blo­go­tok, który uważam za mega wartoś­ciowy. I Mikoła­j­ki w grodzie Kra­ka — inic­jaty­wa sama w sobie świet­na, spotkanie cud­owne, ale tam brakło mi trochę tego, by poruszane tem­aty były bardziej przy­datne blogerowi jako twór­cy 🙂

    • Właśnie chci­ałyśmy ode­jść od for­muły spotkań “mało ludzi, kawa, plo­ty i gratisy” na rzecz porząd­nej daw­ki wiedzy.

  • Ania Korze­niec­ka-Klisz

    nie jest to łatwe zadanie jak­by się wydawało 🙂

  • Pauli­na

    Nawet ja zała­pałam się na jed­nym ze zdjęć 🙂 Mam nadzieję, ze zobaczymy się w przyszłym roku

  • Widać, że wszys­tko było “zapięte na ostat­ni guzik”. 🙂

  • Mimo, że mnie tam nie było, czego bard­zo żału­ję, wiel­ki sza­cun dla Was dziew­czyny za orga­ni­za­cję. Najwyższy poziom — przy­na­jm­niej po tej stron­ie mon­i­to­ra tak to wyglą­da. A dlaczego niek­tóre lin­ki są przekreślone?

    • Nie wiem, muszę kogoś zapy­tać, kto lep­iej ode mnie zna WP, bo już któryś raz mi się taka sytu­ac­ja zdarza.

  • Brz­mi cud­own­ie i aż mi smut­no, że nie byłam, ale wiedząc o tym, że śred­nio mogę, nawet nie wysyłałam zgłoszenia 🙂 ja na info natknęłam się kil­ka razy, więc rekla­ma nie była naj­gorsza 😉 Świet­nie, że spotkanie tak cud­nie się udało! Na zdję­ciu widzę zad­owolone mord­ki, nikt nie narze­ka — i super 😀

  • Bra­wo dziew­czyny! Ogrom pra­cy włożyłyś­cie w orga­ni­za­cję, ale z tego co widzę — opła­cało się i Wam się udało! 🙂

  • Nigdy nie orga­ni­zowałam takiego spotka­nia, ale mimo wszys­tko wyobrażam sobie natłok pra­cy jaka przy tym pow­sta­je.

  • Oj, nie wyobrażam sobie planowa­nia tak ogrom­nego wydarzenia. Jak dla mnie to zde­cy­dowanie zbyt dużo stre­su i odpowiedzial­noś­ci. Ale Wam naprawdę grat­u­lu­ję, kawał ogrom­nej robo­ty!

  • wyglą­da na świet­ną zabawę 😀 trzy­mam kciu­ki za kole­jną edy­cję 😀

  • Fajny wpis z per­spek­ty­wy orga­ni­za­to­ra 🙂 Żału­ję, że nie mogłam być! Mam nadzieję na przyszły rok 🙂 Poz­draw­iam serdecznie! Lisia Kita

  • Graży­na Zabors­ka-Szma­j­da

    Grat­u­lac­je 😀 Chęt­nie udałabym się na takie spotkanie 🙂

  • Mag­da Szczęś­ni­ak

    Moni­ka razem z Mileną świet­nie sobie poradz­iłyś­cie! Jesteś­cie dziew­czyny do tego stwor­zone. To było bard­zo udane spotkanie. Dzięku­ję <3

  • Patryc­ja Czubak

    Świet­nie, że wszys­tko final­nie się udało 🙂 Bra­wo, możesz i powin­naś być z siebie dum­na 🙂

  • Wiem co to znaczy stres orga­ni­za­cyjny :0) Sama miałam okazję zor­ga­ni­zować spotkanie blogerek 🙂

  • Żału­ję, że nie mogłam uczest­niczyć w tym świet­nym spotka­niu 🙁 mam nadzieję, że w przyszłym roku się uda.

  • Mał­gorza­ta Sam­bor-Cao

    Witam 🙂
    Aż żału­ję, że nie mogłam być oso­biś­cie. Proszę mi tylko powiedzieć dlaczego Sapere Aude jest przekreślone?

  • To już wiem dlaczego face­tom (blogerom) tak trud­no się skrzyknąć na takie spotka­nia. 😉