Organizacja spotkania blogerskiego bez dupochronu to ryzykowna gra

Organizacja spotkania blogerskiego bez dupochronu to ryzykowna gra Image

Organizacja spotkania blogerskiego bez dupochronu to ryzykowna gra

Ten rok obfi­tował o orga­ni­zowane przeze mnie przeło­mowe imprezy. Najpierw kwiet­niowa komu­nia syna – moja pier­wsza, potem wrześniowe spotkanie Blog Mat­ters – moje pier­wsze orga­ni­zowane aż dwa dni. Wszys­tko co pier­wsze zawsze ma pewne wady i potknię­cia. Co nauczyła mnie orga­ni­za­c­ja spotka­nia bloger­skiego?

Zacznij organizację szybko

Ter­miny rez­erwacji sali na Blog Mat­ters zak­lepane były zaraz po spotka­niu z 2016 roku. Zad­owoleni ze współpra­cy z Uni­tral SPA&Wellness nie szukaliśmy innej miejsców­ki i zostal­iśmy przy wyna­jmie sali w tym samy miejs­cu. Z doświad­czeń orga­ni­za­torów innych spotkań bloger­s­kich wiem, że nawet rok przed cza­sem to już bywa za późno i miejs­ca są zak­lepane, warto więc zad­bać o rez­erwację w miarę szy­bko.

ale nie za szybko

W przy­pad­ku poszuki­wa­nia spon­sorów spotka­nia nie bard­zo nadal wiem jak mam roze­grać sprawę. Pytani w okoli­cach grud­nia-sty­cz­nia więk­szość twierdz­iła, że to za wcześnie. Pytani w lipcu twierdzili, że za późno albo że się rozmyślili. Ostate­cznie wszys­tko udało się dopiąć na ostat­ni guzik, choć zdarzyła się współpra­ca, która nie doszła do skutku z powodu zbyt późnej dostawy upominków dla blogerów. Ostate­cznie mogliśmy zapro­ponować uczest­nikom naprawdę sporo:

Dla nas , jako orga­ni­za­torów ważne były też patronaty Miel­na oraz Prezy­den­ta Kosza­li­na. Chce­my, by było głośno o naszym region­ie nie tylko latem.

Spraw by było o spotkaniu głośno

Kole­jnym prob­le­mem było odpowied­nie rozreklam­owanie spotka­nia. O ile part­nerzy medi­al­ni czyli Hap­py Kosza­lin, Mądrzy Rodz­ice, Brand Sab­bath i Pol­skie Radio Kosza­lin, a także part­nerzy jak Reach a Blobger poma­gali, jed­nak obec­nie głównym medi­um przekazu infor­ma­cji nie jest prasa, radio czy nawet telewiz­ja, a inter­net. Zad­bal­iśmy o infor­ma­cję w gru­pach bloger­s­kich, jed­nak przesyt postów pojaw­ia­ją­cych się na wal­lach częs­to jest na tyle duży, że infor­ma­c­ja ta albo ginęła w zalewie innych albo wcale się nie pojaw­iała, co powodował algo­rytm Face­booka.

Zadbaj o podstawowe potrzeby

Blogerzy to tez ludzie i jak wszyscy oni także potrze­bu­ją pokar­mu dla ciała, a nie tylko duszy czy zmysłów. Z racji tego, że spotkanie było dwud­niowe, postanow­iliśmy zor­ga­ni­zować śni­adanie dla uczest­ników. Dzię­ki wspani­ałym pro­duk­tom od firmy Dega mogliśmy popróbować znanego w region­ie paprykarza szczecińskiego, past z ciecierzy­cy czy najnowszych smakowych odsłon hum­musu. Pod­czas całego poby­tu była także możli­wość sko­rzys­ta­nia z kawy, herbaty, wody, słod­kich czy też diete­ty­cznych przekąsek.

Wielce nieoce­nioną potrze­ba jest par­cie na szkło. Nawet na szkło smart­fona. Dlat­ego dzię­ki wspar­ciu spon­so­ra głównego MPS Plas­tic Pack­ag­ing & Pri­vate Label Cos­met­ics Man­u­fac­tur­er  każdy z uczest­ników mógł robić na spotka­niu to co lubi najbardziej – zdję­cia na ściance.

Zrób coś innego niż wszyscy

Wraz z Mileną z Cytry­ni­a­ki, która była współor­ga­ni­za­torką Blog Mat­ters, doszłyśmy do wniosku, że chce­my dać uczest­nikom coś więcej niż tylko suchą wiedzę czy worek gadżetów. Blog Mat­ters miało stać się marką, która będzie się kojarzyć nie tylko z kawą, dara­mi losu i ploteczka­mi, ale też potężną dawką wiedzy. Postaw­iliśmy na nią wszys­tkie kar­ty i wygral­iśmy. Prelekc­je zapier­ały dech w pier­si­ach, warsz­taty naprawdę pokazy­wały niuanse blo­gowa­nia. Swym doświad­cze­niem podzieliły się z uczest­nika­mi takie osobowoś­ci jak Ola Gościni­ak, Ania Teodor­czyk, Krzysia Bezu­bik, Aga­ta Ciesiel­s­ka, Ewa Popielarz, Aga­ta Ossows­ka czy Mag­dale­na Bek.

Nie tylko przekazy­wane doświad­cze­nie miało w te dwa dni spotka­nia uczyć. Oby­d­wie z Mileną wiemy, że nie ma nic bardziej posz­erza­jącego hory­zon­ty od dobrej książ­ki. Dlat­ego też już dru­gi raz zor­ga­ni­zowałyśmy wraz z chęt­ny­mi wydawnict­wa­mi i autora­mi akcję książkową „Weź mnie”. Pod­czas niej blogerzy wybrali sobie spośród przysłanych propozy­cji m.in. Wydawnict­wa Sapere Aude, Warsza­wskiej Firmy Wydawniczej, Ofi­cyn­ka, Platon24, Pub­li­cat, Lira i autorów jak Anna Sakow­icz, Hali­na Socha, Mag­dale­na Giedro­jć, Marcin Cieś­lik po kil­ka książek. Dodatkowo Vir­tu­a­lo i Ebook­point zaofer­owało rabaty na e-boo­ki.

Przygotuj sobie dupochron

Orga­ni­zowanie takiego spotka­nia na 50 osób zawsze wiąże się z jakim­iś prob­le­ma­mi. Najbardziej proza­icznym jest niesłowność i brak zau­fa­nia. Żeby ura­tować włas­ny tyłek przed ewen­tu­al­ny­mi negaty­wny­mi kon­sek­wenc­ja­mi najlepiej zdać się na radę kogoś, kto ma doświad­cze­nie. Po kon­tak­cie zarówno z fir­ma­mi przyzwycza­jony­mi do współpra­cy przy even­tach jak i osób, które takie even­ty orga­nizu­ją (jak Ilona, jed­na z orga­ni­za­torem BCP), wiedzieliśmy, że najważniejsze to się zabez­pieczyć. Takim swoistym dupochronem w przy­pad­ku spotkań jest przede wszys­tkim reg­u­lamin spotka­nia oraz umowy sporządzane ze spon­so­ra­mi (w naszym przy­pad­ku MPS Plas­tic Pack­ag­ing & Pri­vate Label Cos­met­ics Man­u­fac­tur­er, Koprinet czy Cen­trum Druk). Jeśli nie pod­pisu­je­cie umów, warto choć­by załatwiać sprawy mailowo, by w razie czego zwró­cić się np. do oso­by wyżej w hier­ar­chii firmy, jeśli nagle kon­takt się urwał.

Nie stresuj się

Jestem osobą, która niby się nie stre­su­je i robi za błaz­na pod­czas każdego kon­wen­tu, ale jed­nak w poniedzi­ałek po spotka­niu czułam się jak przebi­ta dęt­ka. Uszło ze mnie całe napię­cie związane z orga­ni­za­cją i nie mogłam skupić się na niczym kon­struk­ty­wnym, nawet odbiera­niu tele­fonów. Do ostat­niego dnia bowiem musi­ałyśmy się zma­gać z nagły­mi zmi­ana­mi np. har­mono­gra­mu. Choro­ba nie wybier­ała i dopadła nawet prele­gen­tkę, Klaudię Fotyniuk z Blo­go Mar­ki. Z drugiej jed­nak strony wiele osób nie wiedzi­ało nawet co planu­je­my, dlat­ego też nie dowiedzi­ało się, czego nie udało nam się oga­r­nąć. Nas to stre­sowało, ale prze­cież czemu, sko­ro nikt nie przewidy­wał takiego wyniku jaki chci­ałyśmy osiągnąć my.

Fot. Ola Piec

Autor | Monika Kilijańska Komentarze | 33 Data | 27 września 2017

kategorie i tagi

W kategorii: Całkiem poradnikowo