Organizacja komunii - plan i kosztorys przyjęcia

Organizacja komunii często przypomina organizację małego wesele – słyszeliście to twierdzenie? Nie jest bezpodstawne! Obie imprezy są bardzo podobne – co prawda pod względem przygotowań do samego sakramentu komunia jest o wiele bardziej wymagająca, jednak po stronie rodziców leży druga, bardziej podobna część, czyli przygotowanie przyjęcia.

I choć najlepiej rozpocząć je już rok wcześniej, to jeśli komunia twojego dziecka jest za 2 miesiące, wciąż nie jest za późno.

Organizacja I komunii – jak się do tego zabrać

Planowanie każdej imprezy wygląda podobnie i należy rozpocząć je od wyznaczenia budżetu i zrobienia listy gości i listy zakupów.

Wyznaczenie budżetu na „jak najmniej” nie jest dobrym pomysłem, bo bez konkretnej kwoty zawsze wydaje się dużo więcej, niż by się chciało. Nieważne, jak bardzo ograniczone masz środki, po prostu zapisz kwotę na kartce, nawet jeśli będzie miało to być 100 zł – dzięki temu łatwiej myśleć o rozwiązaniach.

Jeśli nie masz jeszcze pojęcia, ile może kosztować Cię organizacja komunii, przeczytaj ten artykuł do końca, wtedy zorientujesz się, ile możesz wydać.

Lista gości i lista zakupów pozwolą Ci na racjonalne podzielenie budżetu na poszczególne elementy.

Sprawy kościelne

W zależności od parafii i miejsca często to rodzice są odpowiedzialni za przygotowanie dekoracji kościoła i prezent dla niego. Tymi sprawami zajmują się wybrani rodzice, najczęściej z rady rodziców, więc jeśli nie jesteś jednym z nich, Twoja rola ogranicza się do wpłacenia składki.

Jednak jeśli to właśnie Ty jesteś za to odpowiedzialny, to dekoracje kościoła należy zamówić co najmniej 4 miesiące wcześniej i przeznaczyć na to ok. 1500 zł.

Prezent czy ofiara na kościół to sprawa indywidualna dla każdej parafii. Jeśli kupujecie prezent, trzeba o tym pomyśleć ok. 2-3 miesięcy wcześniej; jeśli jest to tylko ofiara pieniężna, nie trzeba się do niej przygotowywać – wystarczy przekazać ją po mszy. To koszt ok. 1000 zł.

Nie zapominajmy też o organiście, który dodatkowo uczestniczy w próbach dzieci – jego wynagrodzenie to kolejne 800 zł. Jest jeszcze sprzątanie kościoła przed i po mszy – to kolejne 300 zł.

Na osobę to – w zależności od liczby dzieci – ok. 100 zł.

Lista gości i zaproszenia

Na samym początku planowania warto sporządzić listę gości z zaznaczeniem osób, co do których jesteśmy już teraz pewni, że przyjdą, i tych, które zapraszamy tylko proforma. Taka lista osób pokaże, na ilu gości możemy liczyć, a tym samym odpowie na pytania, gdzie zorganizujemy komunię i ile za to zapłacimy. Pozwoli też ostatecznie podjąć decyzję, jak duże będzie przyjęcie.

Lista gości przyda się także przy wypisywaniu zaproszeń, tak żeby o nikim nie zapomnieć. Jeśli chodzi o same zaproszenia: wybór wzorów jest ogromny, podobnie jak przedział cenowy. Za najtańsze zaproszenia trzeba zapłacić ok. 1,5 zł, do tego 3 zł za wysłanie ich zwykłym listem.

Organizacja komunii w domu

Organizacja komunii w domu jest coraz mniej popularna, co nie oznacza, że jest to złe rozwiązanie. Faktem jest, że takie przyjęcie wymaga dużo więcej zaangażowania, planowania i przygotowań, ale nie da się ukryć, że często takie przyjęcie będzie kosztowało znacznie mniej niż to organizowane w restauracji.

Przelicz i przemyśl, czy masz tyle miejsca i chęci, aby zrobić takie przyjęcie w domu.

Ile kosztuje organizacja przyjęcia w domu? Wszystko zależy od liczby gości tego, czy będziesz wynajmować stoły, krzesła, zastawę albo sprzęt kuchenny. Bardzo ogólnie licząc: przy 10 osobach za przystawki, obiad, napoje i tort zapłacimy 500-1000 zł. Choć tu dużo zależy od tego, co będzie znajdowało się w menu.

Organizacja komunii w restauracji

Jeśli decydujesz się na przyjęcie w restauracji to spiesz się! Popularne miejsca często mają wypełniony grafik nawet dwa lata do przodu. Oczywiście, nie jest to regułą i pół roku czy 3 miesiące wcześniej też można znaleźć wolne miejsca. Tego punktu nie można jednak zostawić na ostatnią chwilę – im mniej czasu do komunii, tym mniejszy jest wybór i możesz być zdany na to, co zostanie.

Koszt organizacji przyjęcia w restauracji zaczyna się od ok. 100 zł za osobę. W zależności od lokalu trzeba doliczyć jeszcze: tort, korkowe, alkohol (jeśli chcemy go podać), dekoracje stołu i krzeseł, obsługę kelnerską, ciasta, owoce, napoje. Średnio – z dodatkami – za osobę trzeba liczyć 150-200 zł, czyli przy 10 osobach to koszt 1500-2000 zł.

Wybierając lokal kieruj się:

lokalizacją,
udogodnieniami dla dzieci,
jakością potraw,
wielkością sali,
dostępnością klimatyzacji.

Duże sale, na których odbywa się dużo przyjęć w jednym czasie, często w cenie oferują dodatkowe atrakcje dla dzieci, takie jak zabawy z animatorkami czy dmuchany zamek.

Organizacja komunii w plenerze

Dom i restauracja to nie jedyne miejsca na tego typu przyjęcia. Komunie odbywają się w maju, więc już w czasie, kiedy można spodziewać się pogodnych, słonecznych, a czasem wręcz letnich dni.

Szczególnie jeśli komunia wypada pod koniec maja, warto pomyśleć o zorganizowaniu przyjęcia pod namiotami. Taką imprezę można zorganizować we własnym ogrodzie lub na wynajętych powierzchniach.

Przyjęcia w plenerze są miłym urozmaiceniem, szczególnie jeśli trafi nam się szczególnie upalny dzień. Możemy też liczyć na piękne zdjęcia, ponieważ miejsca oferujące imprezy w plenerze dysponują najczęściej piękną zieloną i ukwieconą okolicą.

Wystarczy kilka leżaków i parasoli i goście będą mogli poczuć się jak na wakacjach. W takim miejscu łatwiej też o organizację zabaw dla dzieci.

Sukienka, alba, garnitur

Kolejną rzeczą na liście zakupów jest ubranie, w którym dziecko pójdzie do komunii, a więc sukienka, garnitur lub alba

W ostatnich latach coraz popularniejsze jest ubieranie wszystkich dzieci w jednakowe proste alby. Rozwiązanie to jest o tyle wygodne, że oszczędza dużo czasu i pieniędzy. W takim przypadku alby zamawiane są hurtowo lub wybiera się jeden wzór, który można łatwo dostać – tu wszystko zależy od decyzji rodziców. Koszt używanej alby to nawet 30 zł, nowej – w zależności od wzoru – 100-200 zł.

W przypadku gdy dzieci idą do komunii w garniturach i sukienkach, konieczne będzie poświęcenie na ten element większej ilości czasu – żeby znaleźć odpowiedni strój, prawdopodobnie trzeba będzie kilkukrotnie przejść się z dzieckiem po sklepach. W przypadku garnituru koszt to ok. 250 zł, ceny sukienek zaczynają się od 200 zł, ale średnio za sukienkę trzeba zapłacić 400 zł.

Bez względu na to, czy do kupienia jest alba, suknia czy garnitur, zakupy trzeba zaplanować na 3-4 miesiące przed uroczystością.

Komunijne dodatki

Ubiór to nie wszystko. Potrzebne są jeszcze dodatki.

Dla dziewczynek potrzebne będą wianek, rękawiczki, torebka, bolerko, rajstopy i buty. To koszt ok. 230 zł.

Dla chłopca potrzebujemy krawatu lub muszki, butów, koszuli – to dodatkowe 170 zł.

Niezależnie od płci dzieci będą potrzebować różańca, książeczki, świecy, pamiątkowej chusty – to kolejne 60 zł. Tego również warto nie zostawiać na ostania chwilę i kupić razem z garniturem i sukienką.

Fryzura dla dziewczynek

Fryzurę można wykonać samemu albo skorzystać z pomocy fryzjera. Jeśli decydujemy się na pierwszą opcję, fryzurę próbną najlepiej zrobić co najmniej 2 tygodnie wcześniej, żeby w ostatniej chwili nie okazało się, że jednak nie potrafimy wykonać jakiegoś upięcia lub brakuje nam spinek. Można też po prostu zamówić fryzjera, co może oszczędzić wielu stresów. Koszt takiej usługi to ok. 100 zł.

Fryzurę dla dziewczynki trzeba wybrać jeszcze przed zakupieniem wianka i ozdób do włosów: jeśli włosy będą upięte w koczek, potrzebny będzie mały wianek, przy luźno upiętych fryzurach – zwykły wianek na całą głowę. Niekoniecznie trzeba tu stawiać na sztuczne ozdoby, można pomyśleć o tradycyjnym wianku z żywych kwiatów. Ceny zaczynają się od ok. 50 zł, ale wianek można też oczywiście zrobić samodzielnie z polnych kwiatów.

Fotograf i kamerzysta

Nie można zapomnieć o upamiętnieniu tego dnia! Często sama uroczystość w kościele jest uwieczniana przez jednego wspólnego kamerzystę i fotografa. Wszystko zależy od fotografa,a le przeważnie można liczyć na nagrania z komunii i prób, zdjęcia grupowe i indywidualne.

Koszt takiej usługi zaczyna się od 60 zł za dziecko. Organizacja tego elementu też spoczywa tylko na wybranym komitecie organizacyjnym, więc jeśli do niego nie należysz, Twoje zadania kończą się na zapłaceniu ustalonej składki. Jeśli natomiast jesteś w komitecie organizacyjnym pamiętaj, że fotografa warto zamówić nawet z rocznym wyprzedzeniem.

Dodatkowo za upamiętnienie przyjęcia trzeba zapłacić ok. 500 zł w przypadku fotografa i tyle samo za kamerzystę. O tym także warto pomyśleć ok. rok wcześniej.

Atrakcje na komunię

Podobnie jak wesele komunię można uatrakcyjnić różnymi rozrywkami. Najpopularniejszą i najpraktyczniejszą opcją jest zamówienie animatora. W końcu na komunii najważniejsze są dzieci, więc warto zapewnić im ciekawą rozrywkę.

Jeśli w restauracji, gdzie planujemy urządzić przyjęcie, będzie jedna lub więcej komunii, warto porozumieć się w tej sprawie i zamówić większe animacje z różnymi warsztatami i stanowiskami. W podstawowej opcji za 3 h zabawy i 2 animatorów trzeba zapłacić ok. 600 zł.

Na tym atrakcje się jednak nie kończą: można wynająć magika, klauna, szczudlarza, zamówić candy bar lub fotobudkę. Możliwości jest wiele i ostateczny wybór zależy tylko od indywidualnych preferencji.

Częstym błędem rodziców jest nie domaganie się umów od firm, w których takie usługi się zamawia. Bez tego nie mam żadnej gwarancji na to, że faktycznie ktoś pojawi się na przyjęciu i nie mamy prawa do reklamacji. Warto, więc o to zadbać. O tym dlaczego warto podpisywać umowy możesz więcej przeczytać tutaj.

Co jeszcze jest do zorganizowania?

Organizacja komunii na tym się nie kończy: nie można zapomnieć o rodzicach i rodzeństwie. Dla nich także trzeba kupić nowe stroje, zamówić fryzjera.

W zależności od lokalizacji sali konieczne może okazać się wynajęcie transportu dla gości.

Trzeba też pamiętać o prezencie dla katechety przygotowującego dzieci do komunii, możesz również przygotować małe podarunki dla gości.

Organizacja komunii – podsumowanie

Podsumowując: co, kiedy i za ile? Jeśli nie wiedziałeś, jaką kwotę wpisać do budżetu, to wyliczenie pomoże Ci zdecydować, które elementy chcesz albo musisz uwzględnić i ile mogą one kosztować.

2 lata-3 miesiące wcześniej
Rezerwacja sali – ok. 2000 za 10 osób

1 rok-4 miesiące wcześniej
Rezerwacja fotografa lub kamerzysty – ok. 500 zł

8 miesięcy wcześniej
Rozpoczęcie prób do komunii

6-4 miesiące wcześniej
Zamówienie dekoracji do kościoła – ok. 50 zł

6-3 miesiące wcześniej
Animatorki – ok. 600 zł
Inne atrakcje

4-3 miesiące wcześniej
Zakup sukni, garnituru, dodatków – ok. 600 zł
Fryzjer – ok. 100 zł
Gotowy wianek z żywych kwiatów – ok. 50 zł
Rozesłanie zaproszeń – ok. 50 zł

3-2 miesiące wcześniej
Zakup prezentu dla kościoła – ok. 50 zł
Zamówienie organisty – ok. 50 zł

Razem: 4050 zł

Organizacja komunii w restauracji dla 10 osób – z fotografem i animacjami dla dzieci, sukienką lub garniturem – będzie kosztować ok. 4050 zł. Przy 20 osobach koszty będzie wynosił już ok. 6000 zł i o takiej imprezie warto zacząć myśleć nawet dwa lata wcześniej.

Zapisałeś już kwotę jaką chcesz przeznaczyć na komunię? Świetnie – dolicz do niej jeszcze 10% na wszelkie niespodziewane wydatki.

O czym pamiętać organizując komunię?

Wszystkie komunie odbywają się w jednym miesiącu – maju. Nagromadzenie imprez w tym czasie jest duże, do tego dochodzą jeszcze popularne w tym czasie śluby, dlatego znalezienie sal, fotografów czy animatorów na ostatnią chwilę może być problemem.

Nie zostawiaj rezerwacji na ostatnią chwilę. Wybierając profesjonalne firmy podpisujesz umowę na daną usługę, więc nie musisz się obawiać utraty zaliczki, niedotrzymania umowy czy tego, że ktoś o zapomni o Twoim zleceniu.

Jesteś już po czy jeszcze przed organizacją komunii? Jak to wygląda u Ciebie? Podziel się swoją opinią w komentarzach!

Jeśli zastanawiasz się nad tym jak zapanować nad szaleństwem komunijnym podpowiadam jak zaplanować, zorganizować, przeżyć duchowo i zapamiętać ten jedyny dzień w życiu dziecka, to zobacz jakie ja mam doświadczenia:

Po co tak naprawdę jest ta komunia św.?
Jakie są tradycje komunijne?
Jak zaprosić gości i czy warto osobiście?
Jak zaplanować menu dla alergika na komunię?
Ciekawy pomysł na fryzurę komunijną dla komunijnej dziewczynki.
Wszystko o prezentach: ile dać w kopertę, co można podarować dziecku oraz lista nietypowych upominków.
Wszystko dla mamy dziecka komunijnego: jak zadbać o twarz 24h przed imprezą, jak się ubrać na komunię i jak się umalować.
Po komunii: Czy zapłacić podatek od darowizny? Rozporządzać pieniędzmi z komunii?

Artykuł przygotowała Joanna Dzik – event manager w Akademii Dobrej Zabawy Sówka, która od lat zajmuje się organizacją najróżniejszych przyjęć, a w szczególności animacją dla dzieci.

Fot. Jake Przespo, CC BY 2.0